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La gestion prévisionnelle d’une copropriété

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Les copropriétés peinent à organiser et à planifier le gros entretien de leurs parties communes.

Les travaux sont souvent présentés en assemblée lorsqu’ils sont devenus indispensables (urgence technique ou obligation règlementaire) et sont gérés comme une dépense, d’un montant exceptionnel.

Chaque copropriétaire présent lors de l’appel de fonds doit alors assurer le financement de cette réparation même s’il n’est propriétaire que depuis quelques semaines.

 

Un manque d’information chronique:

C’est souvent à l’occasion de ces projets de travaux que le copropriétaire prend conscience de l’existence de parties communes, et encore, de celles qui ont besoin de travaux à court terme.

Pour le commun des copropriétaires, en payant sa quote-part de charges courantes au syndic en plus de l’entretien de son espace privatif, il assume ses devoirs de copropriétaire.

Chez le notaire, lors de l’acquisition de son bien, il a reçu un exemplaire du carnet d’entretien qui retrace, s’il est bien tenu, les travaux déjà effectués, ainsi que des informations sur les charges courantes et les travaux engagés ou prévisibles à 3 ans.

Cette courte vue ne semble pas compatible avec son engagement de crédit qui va contraindre son budget, peut-être pour une durée de 20 ans.

Chaque année lors de l’assemblée générale il subira les devis correspondant à la réparation des outrages du temps, mais n’aura pas connaissance de l’usure globale de l’ensemble des parties communes dont il aura pourtant la charge d’entretien à plus ou moins long terme.

Le syndic a par ailleurs l’obligation de soumettre à l’AG la constitution d’un fonds de prévoyance appelé FONDS DE RESERVE POUR TRAVAUX FUTURS (lors de sa première désignation puis tous les 3 ans.Art. 18 de la Loi du 10 juillet 1965).

Mais comment bien determiner les éléments de ce plan très souvent rejeté  par les copropriétaires,faute d’informations et d’explications suivantes.

C’est particulièrement dommage car ces plans pourraient précisément constituer de bonnes bases pour déterminer les travaux d’économies d’énergie qu’il faut réaliser après un audit energétique devenu obligatoire dans les copropriétés de 50 lots pourvues d’un chauffage collectif ( ou un Diagnostic de Performance Energétique dans les copropriétés de moins de 50 lots).

Ces audits energétiques, s’ils sont bien réalisés, constituent une amorce absolument capitale pour la connaissance par les copropriétaires de leur immeuble en vue de déterminer ce qu’il faut faire.

Planète copropriété.com suggère:

un Bilan Initial de Copropriété (BIC) qui est gratuit (!),

suivi d’un Audit Global Partagé (voir nos articles sur ce sujets dans notre site).

L’immeuble pourra ainsi bénéficier de labels energétiques ou environnementaux qui lui donneront (ainsi qu’aux appartements) une valeur patrimoniale supérieure car l’étiquette energétique le classera dans une catégorie supérieure appréciée des acheteurs potentiels…

Rappelons  que les copropriétés peuvent se pourvoir de plans pluriannuels de travaux, par exemple sur 5, 10, 15 ou 20 ans pour « lisser » les travaux  qu’il faudra réaliser en fonction de l’usure du batiment, de son « cycle de vie ».

Les anglo-saxons sont depuis longtemps rompu à cet exercice et ils se sont dotés de grands spécialistes de l’étude et de l’élaboration des plans d’amortissement des travaux en fonction de l’usure de la copropriété.

Il faut dire qu’ils sont habitués à des « inspections » systématiques des immeubles en principe tous les 5 ans.

Ces expertises réalisées par des « inspectors » très qualifiés permettent l’élaboration des plans de financement pour le vote des fonds de prévoyance rendus obligatoires par exemple au QUEBEC (mais aussi en Hollande, en Espagne, en Floride,en Ontario…).

 

 

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Comment combler le déficit d’information ?

Le projet de « recherche action », lauréat du concours PUCA/ANAH, réalisé par Planète Copropriété et piloté par Cécile BARNASSON, a permis de présenter et d’expérimenter une méthode pour combler ce déficit d’information.

« Recherche-action » réalisée pour le compte du PUCA : Plan Urbanisme Construction et Architecture (Ministère du logement)et de l’ANAH : Agence Nationale pour l’Amélioration de l’Habitat.

Elle consiste à réaliser un inventaire, à analyser l’usure des composants, puis à élaborer un tableau de gestion prévisionnelle de l’entretien et à traduire les opérations comptables associées à l’entretien sous forme d’immobilisations et d’amortissements.

 

Cécile BARNASSON, présidente de la SAS COPRO+, société de conseil spécialisée en copropriété est co-auteur avec Pierre OLIVIER de l’ouvrage « Sauvons les copropriétés – ce qu’il faut changer ».

Planète Copropriété est une association transversale regroupant des professionnels et des copropriétés intéressés par l’amélioration énergétique en copropriété.

http://planete-copropriete.com

 

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Savoir de quoi on parle : l’inventaire:

Alors que le règlement de copropriété détaille la consistance et liste les parties privatives (les lots), les parties communes (bâti, équipements), objet de l’entretien collectif, ne sont pas référencées.

Le premier travail est donc de recenser les parties communes, de les identifier et de les caractériser (dimensions, type), pour constituer un inventaire.

Grâce à une nomenclature simple, cet inventaire sera compréhensible par tous, copropriétaires comme professionnels, et constituera un langage de définition du patrimoine commun.

Il s’agit donc d’un document de compréhension qui devrait être remis par le Notaire dans toutes les ventes de lots en copropriété.

Le notaire le transmettra au nouvel acquéreur.

 

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Analyser la valeur:

Un moyen simple d’évaluer les besoins d’entretien d’une copropriété est de donner à chacun des composants de la nomenclature (une façade, une chaudière, un groupe moteur d’ascenseur,…)une valeur,

valeur égale à celle estimée pour sa remise à neuf ou son remplacement.

Cette valeur pourra être approchée à partir du carnet d’entretien ou estimée lors des phases d’audit ou diagnostics.

Il est alors facile, par simple cumul, d’obtenir la valorisation approchée du patrimoine commun.

L’exercice réalisé sur une copropriété de 200 lots à Lyon a montré que la valeur estimée des parties communes était de 6 M€ pour une valeur marchande globale des 200 appartements de 50 M€.

 

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Prévoir le cycle de vie et mesurer l’usure

La durée de vie prévisionnelle de chaque composant peut être estimée (par exemple 20 ans pour une étanchéité).

Elle sera régulièrement affinée, lors d’une inspection quinquennale qui pourra réévaluer l’échéance probable de remplacement.

Rappelons encore que ces inspections sont très courantes dans les copropriétés américaines du nord…

En pratiquant un simple amortissement linéaire (coût de remise à neuf / durée de vie en années) on obtient le montant de l’usure annuelle du composant et par cumul, celui des parties communes.

Dans l’exemple précité le montant de l’usure annuelle moyenne ressort à 200 K€ (6 M€ / 30 ans) alors que le budget annuel de charges courantes est de 410 k€ soit près de 50% !

Il est alors intéressant de comparer ce montant de l’usure moyenne avec le montant des travaux d’entretien votés.

Si l’usure est supérieure, le bon sens voudrait que l’on procède à un appel de fonds de la différence et mette en réserve une provision pour travaux futurs.

Naturellement la démarche permet d’établir et de présenter chaque année la valeur nette (valeur à neuf – usure) du patrimoine commun.

C’est un excellent antidote contre le report des travaux !

Ainsi géré, l’entretien de l’immeuble change de logique, ce n’est plus « qui est présent paie » mais « qui consomme paie » forme de solidarité temporelle nettement plus équitable.

Et dans la foulée peuvent être ainsi votés en toute connaissance de cause les fonds de prévoyance cuoplés aux plans pluriannuels de travaux en vue de les faire plus facilement financer au besoin par recours à l’emprunt collectif à adhésion individuelle,outil très efficace et au point,

et avec les aides et subventions de l’Etat et des collectivités locales pour les économies d’énergie en vue de la baisse des charges et de la nouvelle valeur verte de la copropriété.

 

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Elaborer le tableau de gestion prévisionnelle de l’entretien

Le reclassement du tableau d’inventaire selon la date d’échéance des travaux de chaque composant, par tranche de 5 ans, produit un tableau de gestion prévisionnelle de l’entretien.

Ce tableau distingue les travaux court terme (échéance < 5 ans), moyen terme (entre 5 et 10 ans) et long terme (entre 10 et 20 ans).

L’ordonnancement des travaux court terme pourra alors être organisé de manière cohérente, soit en programme unique soit en plan pluriannuel, selon les priorités et contraintes, et intégrer la prise en compte la maîtrise de l’énergie et les améliorations de confort.

 

Organiser le financement, facteur clé de la réussite

La préparation d’un plan de financement unique pour la tranche de travaux facilitera son acceptation et donc le vote par la communauté des copropriétaires.

Le financement utilisera, s’il y a lieu, le fonds de réserve, calculera le reste à charge après éventuelles aides et subventions, et proposera un emprunt collectif dont la durée sera appréciée en fonction de la nature des travaux et des capacités de remboursement (dont réduction des charges courantes par la maîtrise de l’énergie).

A défaut d’anticipation de financement amont (fonds de réserve) la logique de rénovation sera donc de grouper les travaux et d’étaler les dépenses (emprunts).

 

Inscrire les pratiques d’investissement et d’amortissement en comptabilité

Les mécanismes présentés ici comme innovants pour la copropriété sont pratiques courantes pour toutes les autres entités de gestion (entreprises, administrations, logements collectifs gérés par les bailleurs sociaux,..).

Pour les mettre en place, il suffirait d’appliquer aux copropriétés le plan comptable général.

Les travaux ne seraient plus considérés comme des dépenses mais comme des investissements à amortir et leur financement ne serait plus un produit mais un abondement aux ressources propres de la copropriété.

Il faut donc compléter la classe 1 du plan comptable pour enregistrer les appels de fonds travaux et constater dans un compte «capital» la valeur comptable de la copropriété, résultante des opérations d’entretien des parties communes.

L’inscription de ces ressources vient compenser l’enregistrement en classe 2 des immobilisations (coût des travaux) et leur usure (dotation aux amortissements).

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Réformer la structure juridique des copropriétés:

Cécile BARNASSON et Pierre OLIVIER s’expriment de la sorte:

« Pourquoi n’y a-t-on pas pensé plus tôt ? Probablement parce que la structure juridique de la copropriété ne le permet pas.

Le droit français a distingué 2 entités : d’un côté l’indivision des copropriétaires est détient les parties communes, et de l’autre, le syndicat des copropriétaires qui ne possède rien mais qui est chargé d’administrer et d’entretenir les parties communes.

L’analyse met en évidence le manque d’anticipation de l’entretien lourd dans les structures définies par la loi de 1965. Cette tare génétique est, à notre avis, l’une des causes majeures du défaut d’entretien et par voie de conséquence, du déclin des copropriétés souligné dans le rapport BRAYE.

Le besoin est donc de fusionner l’indivision et le syndicat des copropriétaires, en une seule structure qui pourra ainsi disposer d’un plan comptable et d’un bilan complets.

Espérons que les pouvoirs publics, les professionnels et les associations prendront conscience de cette nécessité et sauront coordonner leurs efforts pour redonner à la copropriété sa dimension collective, indispensable à l’entretien du patrimoine commun.

Favoriser l’accession à la co-propriété c’est bien, organiser les moyens de son entretien c’est mieux !

 

Article rédigé par Cécile BARNASSON et Pierre OLIVIER, avec des compléments d’observation par Me Olivier BRANE,Avocat honoraire

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