Ecocopro

Un article écrit en collaboration avec le site www.copropieteenligne.com :

Internet s’impose aujourd’hui comme un phénomène majeur de l’évolution de notre société.

A l’échelle d’un immeuble collectif, il est maintenant possible de créer, en quelque clics, un site Internet sécurisé, dédié à l’usage de ses différents acteurs, appelé « intranet de copropriété ».

On imagine aisément les avantages par exemple en matière de « verdissement « des immeubles,de passage d’une copropriété à une écocopropriété! On va se relier tous ensemble dans un immeuble et voir progresser les travaux! Mais il n’y a pas qu’en cette matière que ces réseaux sociaux de copropriété sont utiles !

1. En quoi consiste un intranet de copropriété ?

Un intranet de copropriété utilise les mêmes technologies que tout site Internet avec un contenu et des fonctionnalités spécifiques aux besoins de la copropriété, et un accès limité aux membres autorisés par la communauté : les locataires, les propriétaires dont certains sont membres du conseil syndical, les gestionnaires et éventuellement les entreprises d’entretien et de maintenance de l’immeuble. Un intranet de copropriété, consiste en :

• Un accès à un espace internet privé pour la copropriété
• Une gestion des droits pour définir qui a accès à quoi
• Des outils pour informer, communiquer et échanger ensemble
• Une gestion collaborative à distance et un suivi partagé des dossiers
• Une base de connaissance dédiée contenant les informations et documents utiles.

De la même manière que vous pouvez suivre vos finances en ligne, vous pouvez maintenant faire de même pour la gestion de votre appartement. Vous pouvez également participer facilement à l’amélioration de la gestion de la copropriété ou trouver un contact.

De plus, la solution de CoproprieteEnLigne.com vous permet d’organiser et de structurer facilement les rôles de chacun des acteurs de la copropriété pour gagner en efficacité et mieux remplir les missions :

• un espace d’information, avec une base de données dédiée (actualités, informations utiles, documents, album photos, accès)
• un espace participatif permettant aux copropriétaires d’interagir au sein, en particulier avec le conseil syndical (entretien courant, travaux, forums et sondages)
• un annuaire (membres du conseil syndical, le syndic et ses contacts, les entreprises intervenant dans l’immeuble, les contrats, le personnel, les membres du site Internet)
• un espace collaboratif permettant au conseil syndical de relayer les demandes pertinentes des copropriétaires et de collaborer efficacement avec le syndic (tableau de bord de suivi des actions, fiches de demandes d’interventions, organisation des réunions de conseil syndical, préparation de l’assemblée générale, dossiers en cours)
• un espace permettant d’administrer les données de la copropriété (base de données copropriétaires et lots, préférences de paramétrage du site dédié)

Vous pouvez avoir un aperçu en 2 minutes sur la vidéo suivante :
http://www.coproprieteenligne.com/video/presentation

2. Quels sont les enjeux ?

Un intranet de copropriété représente un potentiel considérable pour innover et gérer efficacement la copropriété au bénéfice de tous. Si les habitants sont les premiers bénéficiaires, les syndics peuvent également en tirer profit :

– Améliorer l’information des copropriétaires pour mieux comprendre le fonctionnement de la copropriété : l’environnement juridique et technique de la copropriété, les droits et les devoirs de chacun. En effet, lorsque vous achetez un appartement, votre engagement ne s’arrête pas à la signature de l’acte de vente chez le notaire. L’entretien et la maintenance de votre immeuble est un élément essentiel du maintien de la valeur de votre investissement initial. Vous payez des charges de copropriété importantes, mais vous n’avez souvent ni le contrôle, ni la visibilité sur la façon dont votre l’argent est employé. Un intranet de copropriété va enfin permettre aux copropriétaires de s’informer et d’échanger simplement avec le conseil syndical et le gestionnaire.

– Améliorer la gestion de la copropriété : une récente série d’enquêtes menées par plusieurs associations de consommateurs confirme le manque de transparence et de responsabilité de la majorité des syndics professionnels vis-à-vis de leurs clients. En retour, l’Union des Syndicats de l’Immobilier souligne un manque de connaissance de la part des copropriétaires et des conseils syndicaux à l’égard du métier des syndics. Une bonne collaboration entre les deux parties est indispensable pour améliorer la gestion de la copropriété, mais les syndics tardent à proposer une solution pour faciliter cette collaboration.

– Développer la convivialité et gagner du temps : effaçant les barrières physiques que constituent les portes ou les paliers, un intranet de copropriété facilite les échanges et permet aux voisins de se trouver et de se retrouver pour construire ensemble la vie en copropriété. L’assemblée générale annuelle devient un moment convivial pour voter rapidement en bonne connaissance de cause, après s’être informé et après avoir débattu des points de l’ordre du jour sur l’intranet.

L’enjeu est donc triple : simplifier l’accès à l’information pour les copropriétaires, organiser et outiller le conseil syndical pour puisse mieux assurer son rôle important, et permettre au syndic de proposer une prestation de qualité et de se soulager des nombreuses questions récurrentes des copropriétaires.

3. Quels freins faut-il lever ?

Un certain nombre de syndics professionnels sont loin d’avoir intégrés les nouvelles technologies : leurs équipes ne disposent pas encore des connaissances et des pratiques nécessaires pour bien exploiter les apports d’un intranet.

Cependant, des grands groupes ont pris en compte l’avènement de ces intranets qui rentrent d’une manière inéluctable dans les usages courants et qui modifient leurs relations avec les copropriétaires. Certains d’entre eux ont franchi le pas et proposent à leurs clients un accès Internet sécurisé pour consulter leurs comptes et pour accéder à quelques documents de la copropriété. Cette nouvelle pratique devrait leur permettre d’améliorer une image collective très dégradée pour manque de transparence et de professionnalisme. Car s’ils ne le faisaient pas, cela se développera en dehors d’eux et ils se seront mis hors-jeu tous seuls.

Mais, un intranet de copropriété « externe au syndic » constitue une meilleure réponse au besoin des copropriétaires en termes de pérennité, de transparence et de concurrence. L’intranet de la copropriété sera ainsi indépendant du syndic qui peut changer au fil du temps.

De plus les solutions indépendantes professionnelles proposent maintenant aux syndics de s’interfacer facilement avec leurs systèmes informatiques pour publier dans l’intranet des évènements et des documents à partir de leurs outils de gestion sans devoir y consacrer un temps supplémentaire.

Et il vaut mieux privilégier une solution payante, pérenne et sécurisée car « le gratuit peut revenir cher « .

Vous pouvez évidemment équiper votre immeuble d’un intranet même si votre syndic ne souhaite pas l’utiliser : il suffit au conseil syndical de publier les informations qu’il reçoit du syndic dans l’intranet.

4. Comment créer mon intranet de copropriété ?

CoproprieteEnLigne.com vous permet de demander la création du site de votre immeuble en quelques clics : indiquer vos coordonnées, celui de votre syndic et éventuellement le nom de votre président de conseil syndic et le nombre de lots. Un compte de test vous sera proposé gratuitement, ainsi qu’un devis à soumettre au conseil syndical ou à l’assemblée générale.

On pourra lire aussi sur ce sujet l’article publié sur son blog par H.Buzy Casaux:

Les syndics ont-ils à redouter les réseaux sociaux de l’immobilier ?